Se a sensação de que o dia deveria ter mais do que 24 horas afeta as pessoas em sua vida pessoal, imagine o seu impacto no ambiente de trabalho.
Esse é mais um motivo que exige que os gestores, que têm o papel de desenvolver e implementar processos para aumentar a produtividade e reduzir custos dentro das empresas, fiquem atentos a como eles próprios estão gastando suas horas de trabalhado.
Embora as reclamações sobre a falta de tempo sejam recorrentes em quase todas as companhias, Christian Barbosa, diretor-executivo da Triad – consultoria especializada em gestão do tempo –, afirma que a grande deficiência dos líderes de TI está no processo de gerenciamento das atividades que devem ser realizadas e de priorização das ações.
Segundo o especialista, para melhorar o desempenho dos gestores é necessário identificar se o cerne do problema está na falta de planejamento para realizar as tarefas ou na deficiência de pessoas capacitadas na equipe. “Em 80% dos casos, os gestores falham na administração das horas; nos demais, falham por acumular atividades que são humanamente impossíveis de serem realizadas por uma única pessoa”, destaca Barbosa.
Como a falta de organização é o problema mais frequente no que tange a administração do tempo, o diretor da Triad explica que algumas medidas práticas podem ser tomadas por esses profissionais para melhorar seu desempenho como um todo:
1. Avaliação
Identifique quais atividades de sua responsabilidade são de importância estratégica para o negócio e quais podem ser classificadas como desperdício de tempo. Assim, será possível decidir onde “investir” suas horas. Tal decisão serve tanto para a rotina profissional como pessoal – esta, muito afetada pela falta de planejamento no trabalho.
2. Definição
Trace metas e objetivos que devem ser atingidos em curto, médio e longo prazos por meio de suas atividades.
3. Planejamento
Projete como e quando chegar a tais objetivos e metas. Para isso, é importante saber o que deve ser priorizado e quais tarefas podem ser deixadas de lado caso não haja tempo hábil para executá-las.
Dica: Faça reuniões semanais com seus colaboradores – prioritariamente na sexta-feira – para decidir os principais desafios da semana seguinte. O papel do líder nessa empreitada é diminuir as urgências da área e adaptar as atividades para que sejam realizadas de forma colaborativa pelo time.
4. Organização
Trabalhe de forma a não desperdiçar tempo com ações que podem ser realizadas de forma mais automatizada e simples. De acordo com estudo da Triad, profissionais perdem cerca de uma hora por dia buscando informações armazenadas em notebooks, smartphones e sistemas corporativos. A unificação das fontes de dados para otimização dos sistemas de busca já é um bom começo do processo de organização.
5. Execução
Cumpra as tarefas de acordo com o planejamento e seguindo as prioridades de ação, delegando funções secundárias, sabendo dizer “não” e realizando reuniões produtivas – nas quais os objetivos do encontro são claros e as etapas pré e pós reunião são seguidas.