Reduza o tamanho das planilhas Excel eliminando dados desnecessários

por Fábio Vianna

Já notou que algumas vezes seus arquivos e planilhas do Excel ficam muito maiores do que deveriam?

Você tem uma planilha simples, com apenas uma aba e quando vai olhar o espaço que ela ocupe descobre que o arquivo tem mais de 1,2 MB, por exemplo, sem motivo aparente.

Vamos mostrar neste artigo algumas dicas para que você possa reduzir o tamanho de seus documentos de Excel eliminando informações e dados inúteis.

A primeira coisa a fazer é: grave o arquivo, em Salvar como, com um nome diferente! Isso garante que você possa recuperá-lo se alguma coisa sair errado.

Neste arquivo renomeado, cheque o tamanho dele indo em Arquivo, Propriedades (clique em seguida na aba Geral). No Excel 2007, clique no ícone do Office, vá em Preparar, Propriedades. Na tela que surgir, clique em Propriedades avançadas e anote o tamanho do arquivo.

Agora, vamos às providências mais comuns a serem tomadas:

1) Remova planilhas não utilizadas: Elas podem estar zeradas, mas com formatação, o que pode servir para aumentar o tamanho de seu arquivo.
Solução: clique na aba com o botão direito correspondente à planilha que deseja eliminar e selecione Excluir.

2) Remova as linhas que você não esteja utilizando: muitas vezes o Excel carrega formatação até o final das linhas/colunas, mesmo que você esteja usando apenas 10 linhas da planilha. Para resolver isso, clique em Ctrl-End. O programa deverá ir até a última célula sendo utilizada. Caso ele vá para além disso, significa que há formatações além do necessário.
Solução: vá até a última célula que esteja efetivamente utilizando. Em seguida aperte Ctrl-Shift-↓ , depois aperte Shift-Espaço, vá em Editar, Limpar, Tudo. Faça o mesmo para as colunas: Ctrl-Shift-Seta para a direita, aperte Ctrl-Espaço, vá até Editar, Limpar, Tudo.

No Excel 2007, use as mesmas teclas de atalho e, no menu, clique em Início, Limpar, Limpar Tudo (esse menu fica bem à direita). Esse procedimento deve ser feito para cada planilha da pasta de trabalho e, em geral, é suficiente para reduzir o tamanho dos arquivos.

3) Remova objetos invisíveis: às vezes você copia dados da web para planilha, e com isso, são carregados também vários objetos não utilizados.
Solução: Para eliminá-los, aperte F5, vá ao botão Especial, marque a opção Objetos e dê OK. O Excel irá selecionar todos os objetos que estejam na planilha ativa. Siga teclando Tab para passar um por um e aperte Delete para remover aqueles de que não precisa. Se forem muitos, não dê o Tab e simplesmente apague tudo após usar o F5.
No Excel 2007, faça a mesma coisa usando o F5.

4) Tabelas Dinâmicas: As tabelas dinâmicas armazenam a base de dados utilizada, isto é, se sua base de dados tiver 100 KB e você fizer 15 tabelas dinâmicas, então você terá 1,5 MB de tamanho.
Solução: Vá em cada tabela dinâmica, clique com o botão direito e vá até as Opções de Tabela. Desmarque a opção Salvar dados com Layout de tabela. No Excel 2007, também clique com o botão direito, vá em Opções de Tabela, vá até a aba Dados e desmarque a opção Salvar dados de origem com arquivo.

5) Planilhas ocultas: Às vezes há planilhas ocultas com dados inseridos nelas, mas que muitas vezes sequer estão sendo utilizadas.
Solução: Vá em Formatar, Planilha, Reexibir e selecione a planilha para reexibi-la (no Excel 2007, clique em cima de qualquer aba com o botão direito e selecione Reexibir). Se ela ainda for utilizada, faça o procedimento indicado nos itens 1 e 2.

Em alguns casos, a planilha foi ocultada via programação. Se for o caso, aperte Alt- F11. Pressione Ctrl-R e veja do lado esquerdo uma lista de planilhas.

Confira se não há alguma listada e que não aparece. Se isso ocorrer, clique sobre ela, aperte F4 e, na tela que surgir, vá até a propriedade Visible e veja se está como xlSheetVeryHidden. Se estiver assim, altere para xlSheetVisible. Veja:

Diminuindo o tamanho da planilha do Excel

6) Planilha corrompida: Se nenhuma das 3 alternativas acima funcionou para você, talvez sua planilha esteja corrompida. Para confirmar isso, apague uma planilha de cada vez, salve o arquivo com um nome diferente e veja o tamanho com que o arquivo ficou. Se quando apagar uma das planilhas o arquivo reduzir drasticamente de tamanho então ela deve estar corrompida.
Solução: Vá à planilha corrompida, copie todos os dados dela, insira uma nova planilha e cole. Se essa planilha for precedente de outras, use o comando Editar, Substituir para alterar o nome da planilha antiga pelo nome novo nas fórmulas e apague a planilha corrompida.

7) Nada disso funcionou: Caso nenhum desses procedimentos tiverem surtido efeito, pode ser que você tenha dados demais em seu arquivo, e talvez você precise reestruturar seu documento.

Para este primeiro texto focaremos apenas nas opções acima. Futuramente abordaremos algumas dicas de modelagem profissional de planilhas para garantir que suas planilhas tenham o tamanho ideal.

13 Comments

  1. Lesciane 21 de agosto de 2013
  2. Fábio Rutis 13 de setembro de 2012
  3. Wagner 13 de março de 2012
  4. Rafaela 28 de fevereiro de 2012
  5. Fábio 17 de fevereiro de 2012
  6. Hebert 28 de março de 2011
  7. JPolicena 26 de março de 2011
  8. Vitor 18 de janeiro de 2011
  9. tiago 14 de outubro de 2010
  10. Márcio 2 de agosto de 2010
  11. Patricia 29 de junho de 2010
  12. Sonia 19 de maio de 2010
  13. Bruno Kohn 30 de abril de 2010

Deixe seu Comentário