Economize até 20 dias de trabalho com 25% menos e-mails

Levantamento anual realizada com os funcionários da Cubist Pharmaceuticals – indústria norte-americana que atua com pesquisa, desenvolvimento e comercialização de medicamentos –, com o objetivo de identificar a experiência e as expectativas deles em relação aos sistemas de TI, desta vez mostrou um resultado surpreendente.

Em vez das respostas corriqueiras, focadas em problemas técnicos, a empresa identificou um bom número de comentários a respeito do e-mail.

Boa parte das reclamações estava relacionada ao excesso de mensagens que chegam diariamente para os profissionais e ao exagero de e-mails encaminhados a mais de uma pessoa.

Existe um consenso que as coisas estão fora de controle.

Assim, mesmo sabendo que os CIOs precisam entregar tecnologia para apoiar o negócio e não cortar as soluções já em uso, depois de ler os diversos depoimentos dos profissionais da Cubist, o líder de TI da empresa traçou um plano para reduzir em 25% o número de e-mails transacionados pela companhia, a partir do treinamento dos funcionários.

Entre os tópicos, essa capacitação teve como intuito ensinar como as pessoas podem fazer um melhor uso das ferramentas básicas de comunicação.

Assuntos relacionados

Este problema de e-mail não é algo restrito à Cubist, eu tenho ouvido muitas reclamações sobre isso, mas não vejo quase ninguém fazer algo a respeito. No entanto, essa situação tende a atrapalhar a produtividade das organizações. Um relatório da consultoria aponta que 58% dos profissionais gastam, em média, três horas do dia com e-mail. E boa parte desse tempo, deve-se a mensagens escritas com pouca informação ou que não têm nada a ver com os negócios.

No caso específico da Cubist, o CIO da companhia aponta que os profissionais lidam com um excesso de e-mails relacionados ao trabalho. E o executivo informa que os profissionais atribuem os problemas a mensagens confusas ou pouco produtivas, como o caso daquelas em que responde-se um e-mail a todos apenas para dizer algo como “obrigado”.

Isso representa um tipo de spam interno. Os problemas enfrentados por boa parte das companhias têm relação direta com a falta de treinamento dos profissionais quanto ao uso do e-mail.

Retorno sobre investimento

A pesquisa mostrou que ao cortar a comunicação por e-mail, o grupo conseguiria recuperar de 15 a 20 dias de trabalho perdidos ao ano, de cada profissional, por problemas de produtividade.

Além da produtividade, a solução para o excesso de e-mails resolve outros problemas da área de TI. Entre eles, ele cita que o volume de mensagens eletrônicas estava afetando o desempenho dos sistemas da companhia e elevando o tempo de manutenção.

Na prática, a iniciativa que já começou a ser implementada mescla ferramentas e dicas para ajudar os profissionais a serem mais produtivos na gestão e-mails e um treinamento, no qual os funcionários aprendem noções de comunicação e as melhores práticas no uso do correio eletrônico.

Deixe seu Comentário