A comunicação passou por grandes transformações ao longo dos anos.
O uso do correio e do telefone aproximou as pessoas e diminuiu as distâncias.
Já, com a popularização da internet, hoje podemos enviar uma mensagem eletrônica, o e-mail, para uma ou mais pessoas, de qualquer lugar do planeta, e o melhor, sem pagar nenhum centavo a mais por isso.
Esta revolução gerou uma série de mudanças, principalmente no mundo dos negócios.
O profissional do aço pode ter muitas vantagens se souber usar o e-mail para manter contato com seus clientes e divulgar seu trabalho. Usar esta ferramenta com este propósito significa transformá-lo em uma estratégia de marketing direto. Mas antes de começar, é preciso ter alguns cuidados:
– Separar o e-mail pessoal do e-mail profissional
No seu e-mail pessoal, você pode fazer uso de um tratamento mais informal, enviar e receber piadas, conversar com amigos e familiares, etc. Já quando acessar o e-mail profissional é importante não perder tempo lendo mensagens pessoais, promoções ou qualquer outro conteúdo que não tenha a ver com o seu trabalho. Deve ser usado estritamente para questões profissionais e com uma linguagem mais formal. Lembre-se, uma coisa é falar, outra é escrever.
– Pensar duas vezes antes de enviar
Quando nos comunicamos pessoalmente, a mensagem é interpretada não só pelas palavras, mas também pelo tom de voz e pela gesticulação. Por e-mail, o único recurso que podemos utilizar é a palavra. Por isso, procure ser o mais claro possível e evite piadas, duplo sentido e sarcasmo. Algumas colocações podem ser muito mal interpretadas. Escreva tudo com calma e releia antes de enviar. Corrija os erros gramaticais e veja se não se esqueceu de nenhuma palavra. Até o corretor automático do e-mail pode se enganar.
– Lembrar de colocar assunto na mensagem
Quando temos uma lista de mensagens e precisamos organizá-las, a melhor forma de fazê-lo é por assunto. Por isso, é preciso adotar certos critérios. Temas vagos como “orçamento” ou “planilha” não ajudam muito. O ideal é colocar, em poucas palavras, o conteúdo da mensagem, por exemplo: “Orçamento de Portão “. Assim é mais fácil se organizar depois.
– Tratar o cliente pelo nome
Comece seu e-mail de forma respeitosa e pessoal, com palavras como “prezado” ou “caro”, seguidas do nome do cliente. Se enviar a muitas pessoas, procure usar termos como “prezados clientes”. E também não se esqueça de assinar com o seu nome, precedido de um “atenciosamente”. Se possível, crie uma “assinatura”, com seu nome, cargo e telefone.
– Checar as mensagens regularmente
Se utilizar o e-mail com frequência, vai perceber como as mensagens se acumulam com facilidade. Por isso, procure abrir pelo menos uma vez por dia o e-mail profissional. Desta forma, não se corre o risco de perder informações valiosas, como solicitações urgentes de orçamento ou outros pedidos dos clientes.
– Agir com bom-senso no envio de e-mails
Na hora de enviar e-mails para divulgar seu trabalho, lembre-se de não carregar a mensagem com um anexo pesado (o ideal é não enviar arquivos com mais de 250 KB, documentos maiores podem bloquear o recebimento de outras mensagens na caixa postal do destinatário). Lembre-se: o excesso de e-mails pode cansar quem recebe e gerar uma imagem negativa, por isso procure enviar mensagens mensais, quinzenais ou, no máximo, semanais.
– Preservar dados sigilosos
O espaço digital não é seguro, pois é sujeito a ação de hackers , portanto a internet não é a forma mais indicada para se enviar informações importantes, como dados bancários, senhas, etc.
Seguindo essas regras, a comunicação digital passa a ser uma forte aliada para o contato com clientes, e o e-mail poderá ser utilizado de diversas formas para ajudá-lo a promover seu negócio. Algumas opções de conteúdo incluem e-mails descrevendo os serviços prestados ou cartões comemorativos, em datas especiais, o que ajuda a manter uma relação mais próxima com os clientes, e relembrá-los do seu trabalho.
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