Ferramentas online para seu escritório virtual

Seu velho escritório mudou de lugar. Agora é tudo virtual.

Você já pode marcar reuniões, editar documentos e planilhas, trocar mensagens e fazer em qualquer computador conectado tudo o que você faz no seu local de trabalho

Com os escritórios online as micro e pequenas empresas já podem fincar bandeira na Internet usando recursos online para aumentar a produtividade e os lucros, sem precisar de grandes investimentos.

Graças a serviços como Google Apps e Microsoft Live, ferramentas como e-mail, agendas, documentos, planilhas, criação e hospedagem de sites podem ser usadas de graça em qualquer computador conectado à Internet.

Em muitos casos, basta o smartphone ou celular.

Ferramentas online são familiares a usuários domésticos e autônomos. A vantagem das versões para empresas é que toda a infra-estrutura e interface podem ser associadas ao domínio registrado pela empresa. Para empresas que têm profissionais trabalhando na rua, compartilhar documentos, agendar compromissos e trocar mensagens instantâneas são opções bastante atraentes.

O Google Apps tem os melhores recursos para compartilhamento. O Google Docs (para textos, planilhas e apresentações) é integrado a Gmail, Gtalk e Google. Após criar uma planilha, por exemplo, e tentar compartilhá-la, todos os contatos são automaticamente listados no campo destinatário.

Quem tiver autorização do criador da planilha pode alterá-la online. As modificações são registradas e comunicadas aos demais por feeds RSS. É possível comparar as versões do mesmo documento, já que cada modificação é identificada por uma cor atribuida a cada usuário do grupo.

Duas aplicações em teste no Google Labs (acessível pelo Gmail) permitem criar no Gmail janelas de acesso direto ao Google Docs e ao Google Calendar. Há aplicativos também para acesso a e-mail e agenda pelo celular, e Gtalk por Blackberry.

O Live Office Small Business tem uma grande variedade de aplicativos, mas a desvantagem de não dispor de versão em português. Além das contas de e-mail, hospedagem de arquivos e documentos compartilhados, oferece módulos para acompanhamento de balanços, registro de funcionários e elaboração de treinamentos, ferramentas de marketing por e-mail e listas de distribuição, entre outros.

Os documentos são compartilhados por meio da integração com o Workspaces. A desvantagem é que a edição de textos, planilhas e apresentações não pode ser feita online. É preciso baixar o arquivo, iniciar o programa correspondente, editar o arquivo e depois compartilhá-lo novamente. Pelo menos o usuário poderá trabalhar com programas que ele já conhece. As atualizações também são informadas por feeds RSS.

O serviço da Microsoft oferece uma home page simples, além de modelos para criação de páginas mais personalizadas e resgistro de acessos ao site. O usuário pode até criar uma loja online, por 40 dólares ao mês. A Microsolft também cobra 1% do valor das vendas neste caso.

Gmail vira HD virtual – Como o Gmail é generoso na oferta de espaço, muita gente costuma enviar arquivos como documentos e planilhas para seu próprio e-mail a fim de acessá-os remotamente. Existe, contudo, um programinha gratuito que reduz o trabalho e usa o Gmail como disco virtual. Trata-se do Gmail Drive. Ao instalar o programa, será criada uma pasta Gmail Drive em Meus Documentos, que poderá ser acessada pelo Windows Explorer. O programa permite tarefas básicas como mover e apagar arquivos.

Ao clicar na pasta Gmail Drive, são pedidos o nome de usuário e senha do Gmail. Os arquivos são enviados como anexos a mensagens, com o nome no campo assunto. Para enviá-los, basta arrastá-los para a pasta Gmail Drive. São aceitos arquivos de até 20 GB.

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