Em vez das respostas corriqueiras, focadas em problemas técnicos, a empresa identificou um bom número de comentários a respeito do e-mail.
Boa parte das reclamações estava relacionada ao excesso de mensagens que chegam diariamente para os profissionais e ao exagero de e-mails encaminhados a mais de uma pessoa.
Existe um consenso que as coisas estão fora de controle.
Assim, mesmo sabendo que os CIOs precisam entregar tecnologia para apoiar o negócio e não cortar as soluções já em uso, depois de ler os diversos depoimentos dos profissionais da Cubist, o líder de TI da empresa traçou um plano para reduzir em 25% o número de e-mails transacionados pela companhia, a partir do treinamento dos funcionários.
Entre os tópicos, essa capacitação teve como intuito ensinar como as pessoas podem fazer um melhor uso das ferramentas básicas de comunicação.
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Este problema de e-mail não é algo restrito à Cubist, eu tenho ouvido muitas reclamações sobre isso, mas não vejo quase ninguém fazer algo a respeito. No entanto, essa situação tende a atrapalhar a produtividade das organizações. Um relatório da consultoria aponta que 58% dos profissionais gastam, em média, três horas do dia com e-mail. E boa parte desse tempo, deve-se a mensagens escritas com pouca informação ou que não têm nada a ver com os negócios.
No caso específico da Cubist, o CIO da companhia aponta que os profissionais lidam com um excesso de e-mails relacionados ao trabalho. E o executivo informa que os profissionais atribuem os problemas a mensagens confusas ou pouco produtivas, como o caso daquelas em que responde-se um e-mail a todos apenas para dizer algo como “obrigado”.
Isso representa um tipo de spam interno. Os problemas enfrentados por boa parte das companhias têm relação direta com a falta de treinamento dos profissionais quanto ao uso do e-mail.
Retorno sobre investimento
A pesquisa mostrou que ao cortar a comunicação por e-mail, o grupo conseguiria recuperar de 15 a 20 dias de trabalho perdidos ao ano, de cada profissional, por problemas de produtividade.
Além da produtividade, a solução para o excesso de e-mails resolve outros problemas da área de TI. Entre eles, ele cita que o volume de mensagens eletrônicas estava afetando o desempenho dos sistemas da companhia e elevando o tempo de manutenção.
Na prática, a iniciativa que já começou a ser implementada mescla ferramentas e dicas para ajudar os profissionais a serem mais produtivos na gestão e-mails e um treinamento, no qual os funcionários aprendem noções de comunicação e as melhores práticas no uso do correio eletrônico.