Estes pequenos recursos podem não parecer muita coisa, mas fazem a diferença na produtividade no dia-a-dia e tornam o Outlook mais agradável de usar.
1. Filtre mensagens não lidas com um clique
A não ser que você seja um ávido praticante da técnica de Inbox Zero, ou seja, deixá-la vazia respondendo e categorizando imediatamente todas as mensagens que chegam, são grandes as chances de que sua caixa de entrada esteja cheia de uma mistura de mensagens lidas e não lidas.
Nas versões mais antigas do Outlook (como a 2010) a única forma de ver apenas os e-mails não lidos era clicar no botão Filtrar e escolher a opção Não Lidos.
No Outlook 2013 existe um grande atalho que diz Não Lidos bem no topo da caixa de entrada. Basta um clique nele e pronto!
Você verá só as mensagens marcadas como não lidas.
Quer voltar a ver todas as mensagens? Clique no atalho Todas.
Esse é exatamente o tipo de melhoria de produtividade simples, porém eficaz, no qual a Microsoft deveria se concentrar.
2. Preview de mensagens
Tradicionalmente a caixa de entrada do Outloook mostra o nome do remetente e o assunto de cada mensagem.
Para ver seu conteúdo é necessário dar um duplo-clique (ou clicar uma vez para vê-la no painel de visualização).
É possível escolher quantas linhas do conteúdo da mensagem você quer ver na Inbox.
O Outlook 2013 oferece um recurso (clique na aba Exibição na Ribbon e na aba Visualização da Mensagem) que permite ler uma, duas ou três linhas do corpo da mensagem de dentro da Inbox.
É uma ótima forma de “passar os olhos” e separar as mensagens sem ter que abrir cada uma individualmente.
E falando do painel de visualização, agora é possível responder (ou encaminhar) uma mensagem a partir de lá, sem ter de ir até a barra de ferramentas no topo da tela.
3. Controle de zoom
Dependendo de como um e-mail é formatado e o tamanho ou resolução de sua tela, o texto pode estar pequeno demais para que você possa lê-lo confortavelmente. Ou grande demais para caber no painel de visualização.
O controle de zoom (no destaque) é algo aparentemente simples, mas muito prático
Felizmente o Outlook 2013 adotou um ótimo recurso do Word: o controle de zoom.
Encontrado no canto inferior direito do painel de visualização, ele permite um ajuste rápido do tamanho do texto na mensagem que você está lendo.
Mas este ajuste é individual: se você ampliar ou diminuir o texto em uma mensagem, voltar para a Inbox e abrir outra, ele será perdido.
4. Lembretes para anexos
O Outlook aprendeu esse truque com o GMail, e agora avisa quando acha que você se esqueceu de incluir um anexo mencionado no corpo da mensagem.
Parece um pequeno detalhe, mas se você constantemente recebe respostas dos colegas dizendo “você esqueceu o anexo!” , sabe o quão útil isso pode ser.
5. Temas
Quem disse que o Outlook não pode ser bonito, ou pelo menos um pouco mais colorido? É possível enfeitá-lo com uma dúzia de fundos temáticos (caligrafia, nuvens, estrelas, etc) para suas mensagens, ou mudar a interface com três esquemas de cor (branco, cinza claro e cinza escuro).
Ainda não é perfeito
Embora a Microsoft tenha feito bastante progresso na melhoria da interface do Outlook, muitos dos menus e opções menos usados (especialmente em itens como opções de visualização avançadas) ainda são incompreensíveis para os meros mortais.
Ainda assim, estou feliz em ver o programa avançando em termos de produtividade e simplicidade.
Finalmente ele se parece menos com um adversário e mais com um aliado.